Morosidad en las administraciones públicas⁰¹

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Muchas entidades sin ánimo de lucro prestan servicios a los ciudadanos. A menudo, se trata de servicios de los que las administraciones reconocen ser responsables o ven necesario cofinanciar el mismo,  adquieriendo la forma de contratación administrativa o subvención

Dada la situación actual de las arcas municipales en muchos ayuntamientos de España, la morosidad de la administraciones, especialmente las locales, está aumentando y, en algunos casos, se diría que sin límite.

Esto crea dudas en muchas entidades que no estamos habituadas a gestionar este tipo de situaciones. Hemos querido aquí aclarar algunos de esos interrogantes:

¿Debemos reclamar por alguna vía determinada estas deudas? ¿Pueden prescribir? ¿Deberíamos hacer algo ahora que facilite su cobro, llegado el momento? ¿Podemos reclamar intereses por la demora en el pago? ¿Los costes de hacerlo podrían superar a los beneficios?

Aclaremos, primeramente, que una factura es un documento unilateral. El hecho de que emitamos una factura a una administración con indicación de un servicio prestado y su coste no implica necesariamente que exista una obligación de pago (dado que el documento podría ser erróneo o la prestación del servicio podría no haber cumplido los requerimientos que se pactaron). Por tanto, para que podamos considerar que existe obligación de pago se requiere primeramente la aceptación del deudor.

Efectivamente, una vez asumido que el deudor ha aceptado la factura, esta obligación puede prescribir. Esta prescripción está regulada en el Código Civil, concretamente en el artículo 1966 ss. y concordantes. Los pagos de estas obligaciones prescriben a los 5 años:

Artículo 1966.

Por el transcurso de cinco años prescriben las acciones para exigir el cumplimiento de las obligaciones siguientes:

1. La de pagar pensiones alimenticias.

2. La de satisfacer el precio de los arriendos, sean éstos de fincas rústicas o de fincas urbanas.

3. La de cualesquiera otros pagos que deban hacerse por años o en plazos más breves.

La prescripción se interrumpe por la reclamación fehaciente. Por tanto, la entidad debiera primeramente asegurarse de que la factura ha sido tramitada correctamente en la administración y de su estado actual de tramitación (comentamos más sobre esto a continuación) y, en caso de acercarse al límite de prescripción, debería valorar la conveniencia de realizar esa reclamación fehaciente.

Solicitar intereses de demora es un trámite complicado y, en caso de hacerlo, debe merecer la pena dado el importe y la relación con la Administración. Entonces, ¿reclamamos el cobro de las facturas?

Aquí se encierran varias cuestiones. Evidentemente, hay que valorar en su conjunto la situación, teniendo en cuenta la proporcionalidad entre el importe que se nos adeuda y el esfuerzo que va a suponer reclamarlo e, incluso, nuestra posible intención de mantener una relación estable con la administración de que se trate.

En la práctica, es cuestión de reunir determinados requisitos para poder reclamar y, a esos efectos, hay que recordar el artículo 205 de la Ley 30/2007 de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público, que en su apartado 4 dice:

4. Excepto en los contratos de obras, que se regirán por lo dispuesto en el artículo 218, dentro del plazo de un mes, a contar desde la fecha del acta de recepción o conformidad, deberá acordarse y ser notificada al contratista la liquidación correspondiente del contrato y abonársele, en su caso, el saldo resultante. Si se produjera demora en el pago del saldo de liquidación, el contratista tendrá derecho a percibir los intereses de demora y la indemnización por los costes de cobro en los términos previstos en la Ley 3/2004, de 29 de diciembre, por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales.

La Ley citada establece con minuciosidad los trámites y requisitos para demandar el pago de intereses que básicamente se centran en aportar la factura, su conformidad y el justificante de la reclamación de pago. El trámite, por tanto, es sencillo si se tienen los documentos que se requieren o difícil en la medida que lo sea reunir esos documentos.

Es bastante habitual que la Administración no sea morosa por la sencilla razón de que se limita a no conformar y no liquidar las facturas a los proveedores porque, como acabamos de ver, mientras no exista acta de recepción o conformidad, no existe débito ya que lo que existe es un documento unilateral de cobro (no conformado).

Por múltiples causas, incluidas a veces la desidia o la conveniencia, lo que se hace es no conformar, evitando así situaciones que podrían provocar incluso responsabilidades de la Administración y/o del funcionario actuante. Simplemente, no admiten como cierta la deuda (no le dan conformidad).

Descendiendo al terreno práctico, para dar solución a esta situación de demora lo que conviene es definir el recorrido que debe seguir la factura para su conformidad y presionar (de la forma que más interese) para asegurar los trámites.

A estos efectos, y por si fuera necesario, debe recordarse que la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, en su artículo 35 establece el derecho de todo ciudadano a conocer en cada momento la situación de la tramitación del expediente en el que sea parte:

Artículo 35. Derechos de los ciudadanos.

Los ciudadanos, en sus relaciones con las Administraciones Públicas, tienen los siguientes derechos:

A) A conocer, en cualquier momento, el estado de la tramitación de los procedimientos en los que tengan la condición de interesados, y obtener copias de documentos contenidos en ellos.

B) A identificar a las autoridades y al personal al servicio de las Administraciones Públicas bajo cuya responsabilidad se tramiten los procedimientos.

[...]

I) A ser tratados con respeto y deferencia por las autoridades y funcionarios, que habrán de facilitarles el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones.

J) A exigir las responsabilidades de las Administraciones Públicas y del personal a su servicio, cuando así corresponda legalmente.

K) Cualesquiera otros que les reconozcan la Constitución y las Leyes.

Para contratar, la Administración tiene que cumplir una seria de requisitos, entre ellos (art 93 de la Ley 30/2007, de Contratos con el Sector Público):

Subsección I. Tramitación Ordinaria.

Artículo 93. Expediente de contratación: iniciación y contenido.

1. La celebración de contratos por parte de las Administraciones Públicas requerirá la previa tramitación del correspondiente expediente, que se iniciará por el órgano de contratación motivando la necesidad del contrato en los términos previstos en el artículo 22 de esta Ley.

[...]

3. [...]

Asimismo, deberá incorporarse el certificado de existencia de crédito o documento que legalmente le sustituya, y la fiscalización previa de la intervención, en su caso, en los términos previstos en la Ley 47/2003, de 26 de noviembre.

[...]

5. Si la financiación del contrato ha de realizarse con aportaciones de distinta procedencia, aunque se trate de órganos de una misma Administración pública, se tramitará un solo expediente por el órgano de contratación al que corresponda la adjudicación del contrato, debiendo acreditarse en aquél la plena disponibilidad de todas las aportaciones y determinarse el orden de su abono, con inclusión de una garantía para su efectividad.

Por tanto, deberá haberse creado un expediente en el que obligatoriamente figurará el pliego de condiciones administrativas particulares. Este pliego expone las normas de contratación y pago de las prestaciones contratadas. Es decir, hay que leer ese pliego para conocer bien la forma de pago.

La Administración deberá incorporar (al expediente) el certificado de existencia de crédito o documento que legalmente le sustituya, es decir, en el expediente tiene que figurar la partida presupuestaria que será la encargada de pagar el gasto realizado (salvo urgencia o emergencia). No puede contratarse sin que haya partida presupuestaria que soporte el gasto y, existiendo el crédito, el pago sólo debería depender de su aprobación. Si existiera un contrato sin partida presupuestaria se trataría de otra cuestión, pero entendemos que no es lo habitual.